Wstęp
Skład informatycznych nośników danych to pojęcie, które zyskuje na znaczeniu w dobie cyfryzacji oraz rosnącej ilości danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, skład ten definiuje się jako uporządkowany zbiór nośników danych, które zawierają dokumentację w postaci elektronicznej. W obliczu postępującej digitalizacji, kluczowe staje się zrozumienie zasad przechowywania, przekazywania i archiwizacji danych w formacie elektronicznym. W niniejszym artykule przyjrzymy się szczegółowo składom informatycznych nośników danych oraz regulacjom prawnym związanym z ich funkcjonowaniem.
Definicja informatycznych nośników danych
Informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie, które umożliwia zapisywanie, przechowywanie i odczytywanie danych w formie cyfrowej. W kontekście publicznych instytucji, które przetwarzają dane, istotne jest stworzenie możliwości przekazywania informacji również w formie elektronicznej. Nośniki te mogą przybierać różnorodne formy, takie jak dyski twarde, pamięci USB czy płyty CD/DVD. Każdy z tych nośników musi spełniać określone wymogi techniczne oraz być odpowiednio oznakowany, co pozwala na jego jednoznaczną identyfikację.
Przesyłki na informatycznych nośnikach danych w systemie EZD
W ramach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) przesyłki przekazywane na informatycznych nośnikach danych można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza z nich obejmuje przesyłki przekazane bezpośrednio na nośniku danych. W takim przypadku podczas rejestracji do metadanych dodawane są dokumenty elektroniczne oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), jeżeli zostało wydane. Druga kategoria to przesyłki stanowiące załącznik do pisma przekazanego w formie papierowej.
Kierownik podmiotu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych ma obowiązek ustalić maksymalną wielkość przesyłki, która może zostać włączona do systemu EZD. W sytuacji, gdy ze względu na rozmiar przesyłki nie jest możliwe dodanie jej do systemu, należy odnotować ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających oraz przechować nośnik w odrębnym składzie informatycznych nośników danych.
Rejestracja przesyłek elektronicznych
Rejestracja przesyłek elektronicznych w systemie EZD odbywa się według ściśle określonych procedur. Po zakończeniu sprawy, przesyłki są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. Instytucje mają możliwość prowadzenia kilku takich składów, co może być uzasadnione ich strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. Ważne jest również odpowiednie udokumentowanie wyjęcia dokumentacji ze składu, co można zrobić poprzez umieszczenie karty zastępczej lub odnotowanie informacji w systemie EZD.
Przesyłki na informatycznych nośnikach danych w systemie tradycyjnym
W przypadku systemu tradycyjnego przesyłki na informatycznych nośnikach danych również można podzielić na dwie kategorie: te przekazywane bezpośrednio na nośniku oraz te stanowiące załączniki do pism papierowych. Przesyłki te muszą być rejestrowane zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentów papierowych, a także należy odnotować w rejestrze informacje dotyczące załącznika zapisanym na informatycznym nośniku.
W sytuacji, gdy nie jest możliwe wydrukowanie pełnej treści przesyłki z powodu jej objętości lub rodzaju dokumentu elektronicznego, należy sporządzić notatkę o przyjętej przesyłce oraz nanieść pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Informatyczny nośnik z zapisanym dokumentem pozostaje do momentu zakończenia sprawy i jest następnie przekazywany do składu informatycznych nośników danych.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów elektronicznych
Dokumentacja elektroniczna zgromadzona w składzie informatycznych nośników danych może być kwalifikowana do różnych kategorii archiwalnych. Na przykład materiały, których zawartość została skopiowana do systemu EZD, są klasyfikowane jako kategoria Bc i mogą być brakowane zgodnie z przepisami dotyczącymi narodowego zasobu archiwalnego. Z kolei dokumentacja nieprzekazana do EZD po upływie dwóch lat kalendarzowych powinna być przekazana do archiwum zakładowego.
Przechowywanie dokumentacji wymaga przestrzegania określonych zasad dotyczących temperatury oraz wilgotności wewnątrz archiwum. Ważne jest także oznakowanie każdego informatycznego nośnika danych, który jest przekazywany do archiwum zakładowego. Oznaczenie powinno zawierać informacje o podmiocie przekazującym dane oraz o zawartości danego nośnika.
Wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku, informatyczne nośniki danych muszą spełniać określone wymagania techniczne. Powinny być przystosowane do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi oraz zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych przez różne urządzenia produkowane przez różnych producentów.
Każdy nośnik przed przekazaniem do archiwum musi być opatrzony odpowiednią informacją zawierającą nazwę podmiotu przekazującego dane, datę wykonania zapisu oraz inne istotne szczegóły dotyczące jego zawartości.
Zakończenie
Pojęcie składu informatycznych nośników danych oraz regulacje prawne związane z ich funkcjonowaniem są kluczowe dla efektywnego zarządzania danymi w instytucjach publicznych i prywatnych. W obliczu stale rosnącej ilości przechowywanych informacji cyfrowych ważne jest przestrzeganie norm dotyczących
Artykuł sporządzony na podstawie: Wikipedia (PL).